Qualiant is een jong administratiekantoor en één van de meest innovatieve administratieve dienstverleners voor het onderwijs. Veel van onze onderwijsbesturen hebben we leren kennen via aanbestedingstrajecten. Maar hoe maak je als onderwijsinstelling een succes van een aanbestedingstraject? Op basis van onze ervaring zetten wij 7 tips op een rij voor onderwijsbesturen die denken aan aanbesteden in 2021.

Tip 1: Begin op tijd
Overstappen naar een ander administratiekantoor gaat het gemakkelijkst per 1 januari van het opvolgende jaar. 2021 is nog maar net begonnen en daardoor lijkt zo’n overstap nog ver weg. Maar als je ruim op tijd begint met de aanbesteding kun je meer aandacht besteden aan de wensen en de eisen die je stelt aan het nieuwe administratiekantoor. Als je dit goed vastlegt dan weet je zeker dat er tijdens de samenwerking geen onduidelijkheid is over wie de werkzaamheden uitvoert. Denk ook na of er onderdelen zijn in de huidige dienstverlening die je graag anders ziet. En neem de tijd om vast te leggen wat voor jouw onderwijsbestuur belangrijk is. Jullie weten zelf het beste wat fijn werkt bij de huidige dienstverlener en welke dingen je liever anders zou zien.

Tip 2: Stel een projectgroep samen
Voor de acceptatie van de nieuwe aanpak die je samen met het nieuwe administratiekantoor gaat inzetten is draagvlak nodig. Betrek medewerkers met verschillende functies: zoals de controller, de p&o medewerker maar ook schooldirecteuren en eventueel een administratief medewerker en een leerkracht. Stel een projectgroep samen die de verschillende stappen van de aanbesteding doorloopt: het vaststellen van de wensen en eisen, het beoordelen van de offertes van de inschrijvende partijen en de uiteindelijke selectie. De leden van de projectgroep leveren allemaal vanuit hun eigen gezichtspunt een bijdrage. Hierdoor vermijd je weerstanden niet maar benut je ze juist!

Tip 3:  Denk op tijd na over je toekomstvisie en strategie
Denk als onderwijsinstelling na over je toekomstvisie en je strategie. Welke interne processen volgen jullie? Kunnen deze processen beter? Breng dit in beeld zodat jullie toekomstvisie centraal staat in de aanbesteding. Als je hier een heldere kijk op hebt en het lukt je om dit duidelijk te communiceren in je aanbesteding dan bereik je het beste resultaat.

Tip 4: Door een marktverkenning weet je wat er te koop is
Bij een marktverkenning kunnen geïnteresseerde partijen een reactie geven op jouw vraag. Je komt er achter of er voor jouw behoefte al oplossingen zijn of dat deze nog ontwikkeld moeten worden. Na de marktverkenning beslis je of het inkopen van een innovatieve oplossing aantrekkelijk voor je is of dat een gangbare oplossing beter past. Dit is een ideale manier om de mogelijkheden die potentiële aanbieders kunnen bieden te verkennen. En het helpt je bij het afstemmen van je wensen en eisen op de mogelijkheden die aanwezig zijn in de markt. Gebruik de input van de verschillende partijen om de definitie van jouw probleem duidelijk te omschrijven zodat de inschrijvers straks een passende aanbieding doen. 

Tip 5: Zoek een partner die je helpt met de aanbesteding
Ga op zoek naar een partner die thuis is in de wereld van aanbestedingen. Deze ondersteunt bij het schrijven van de omschrijving van de opdracht en helpt bij het voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Jammer genoeg zien we te vaak dat aanbestedingsteksten één op één worden overgenomen van aanbestedingsteksten van andere onderwijsinstellingen. Waarschijnlijk komt dit doordat er in het voortraject onvoldoende tijd is geïnvesteerd in het concreet maken van de eigen wensen.

Soms zien we dat onderwijsinstellingen het aanbestedingsdocument baseren op de huidige situatie. Probeer dit los te laten. Want als je met modernere software wil gaan werken of je wil processen automatiseren dan moet je hierover wel iets opnemen in je bestek. Zo biedt aanbesteden niet alleen kans om het prijsniveau te verbeteren maar ook om te innoveren en te professionaliseren. Ook is het belangrijk dat je de juiste kwaliteitsvragen stelt aan de inschrijvers. Zo weet je zeker dat de inschrijvers in hun offertes op precies die onderwerpen ingaan die belangrijk zijn voor jouw onderwijsorganisatie.

Tip 6: Durf te vragen maar ga niet te ver
Natuurlijk mag je als aanbestedende partij vragen wat je hebben wil. Maar verplaats je tijdens het traject ook af en toe in de potentiële inschrijvers. Want het komt soms voor dat in een aanbesteding buitenproportionele eisen en criteria worden gesteld. Inschrijvers die uitstekend in staat zijn om de opdracht uit te voeren haken dan af. Soms blijft er dan nog maar één of zelfs helemaal geen inschrijver meer over. Het is toch juist de bedoeling om te kunnen kiezen uit meerdere aanbieders? Daarom: speel met je eisen in op de competenties die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren.

Tip 7: Bekijk ook eens of een meervoudig onderhandse aanbesteding mogelijk is
Vooral als je kiest voor een Europese aanbesteding is het te doorlopen traject erg formeel. Je moet voldoen aan veel regels en eisen. En het is maar afwachten welke administratiekantoren in willen schrijven op jouw offerte-aanvraag. Wij vertellen je tijdens een afspraak graag meer over de grens die geldt voor administratieve diensten ten behoeve van het onderwijs. Deze grens is hoger dan vaak wordt gedacht. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding mag je zelf een aantal administratiekantoren uitnodigen (minimaal 3 en maximaal 5) om een offerte in te dienen. Er gelden dan geen voorschriften tot openbare bekendmaking of voorschriften voor de duur van termijnen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van aanbestedingen? Wij gaan graag met je in gesprek! 

Alvast meer weten over de mogelijkheden die Qualiant jouw onderwijsbestuur kan bieden? Lees er meer over op onze pagina over onderwijsadministratie.

Ennie Jansen

Ennie Jansen, Implementatie Consultant bij Qualiant
(06) 2003 7392

Met Qualiant in gesprek over de mogelijkheden van aanbesteden?