Een bestuursformatieplan dat werkt!

In het eerste kwartaal gaan onderwijsbesturen opnieuw aan de slag met de personeelsbezetting voor het aankomende schooljaar. Een belangrijk proces want een goed doordachte formatie geeft duidelijkheid. Duidelijkheid over de inzet van personeel en op welke manier de middelen worden ingezet. Toch is het elk jaar weer een uitdaging om alle informatie te verzamelen. 

De Qualiant besturen maken gebruik van Cogix voor het opstellen van de begroting. Wist je dat de begrotingstool van Cogix ook ondersteunt bij het maken van het bestuursformatieplan? 

    In deze blog neem ik je mee in de succesfactoren van een goede formatieplanning. Hoe pak je dit aan en welke factoren zorgen ervoor dat het proces goed verloopt?

    Maak een duidelijke planning
    Leg voordat je begint de processtappen, de verantwoordelijke medewerkers en de bijbehorende tijdslijnen goed vast. Tijdens het proces spreek je elkaar aan op afwijkingen op de tijdslijn of bij onduidelijkheden. Geef elkaar duidelijkheid zonder te oordelen. Maak vooral ruimte voor de toelichting en ga met elkaar in gesprek over de mogelijkheden. Zoek naar oplossingen. Zoek de samenwerking met elkaar op en betrek de bestuurder, de controller en schooldirecteur er op het juiste moment bij.

    Beschik je over de juiste informatie?
    Maak gebruik van de informatie die je hebt over het verleden. Wie beschikt over een systeem met managementinformatie kijkt vaak gemakkelijk terug. Zo check je of eerdere plannen ook echt gewerkt hebben. Wees ook kritisch op doelen die niet bereikt zijn en op verwachtingen die niet zijn uitgekomen. Zo voorkom je dat je dezelfde doelen en verwachting opnieuw gebruikt bij het maken van het nieuwe plan.
    Tip: UltimViewPlus is de ideale tool om deze vergelijking mee te maken!

    Neem de begroting mee
    In het najaar is veel effort gestoken in het opstellen van de begroting. Hierin ligt al veel vast op het gebied van de budgetten gebaseerd op de verwachte leerlingaantallen. Als je werkt met Cogix dan is ook de inzet van personeel hierin meegenomen. Maak gebruik van deze al bestaande informatie. Maak ook ruimte in je formatieplanningsproces voor een vroege evaluatie van de gemaakte keuzes tijdens het begrotingsproces. Het resultaat hiervan kan zijn dat je inzichten over de begroting hierdoor veranderen. Wist je dat je in Cogix veranderde inzichten kan opnemen door te werken met prognoses?

    Onderbouw je formatieplan
    Gebruik de juiste informatie om je plan mee te onderbouwen. Zorg dat je beschikt over alle informatie die invloed heeft op de leerlingaantallen op de scholen. Zoals de geboortecijfers in de wijk, geplande bouwprojecten en de instroom van leerlingen in het verleden. Ook de opbouw van je personeelsbestand is van belang. Wat is de leeftijd, hoe is het verloop en aan welke specialisaties is behoefte. Geef met deze informatie je plan de onderbouwing die het nodig heeft.

    Het bestuursformatieplan in Cogix
    De laatste succesfactor gaat over Cogix. Want wist je dat Cogix een module bevat die je kan helpen met het samenstellen van het bestuursformatieplan? Deze module kan je helemaal volgens de wensen van jouw bestuur inrichten. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen of je budgetten wilt inzetten voor de personeelsbezetting of juist niet. 

    Meer weten? Neem contact met mij op, ik vertel je er graag meer over!

    Ennie Jansen

    Marscha Steenbergen, Implementatie Consultant bij Qualiant
    06 4264 4977

    Met Qualiant in gesprek over de mogelijkheden van het Qualiant platform voor jouw onderwijsbestuur?

    Aanbesteden

    Hoe maak je een succes van het aanbesteden van de onderwijs administratie?

    Op basis van onze ervaring zetten wij 7 tips op een rij voor onderwijsbesturen die denken aan aanbesteden in 2021.

    Qualiant wenst al haar relaties fijne feestdagen en een voorspoedig nieuwjaar toe!

    Het was een bijzonder jaar, ook voor Qualiant. Onze medewerkers werken al vanaf maart vanuit hun eigen huis. Hetzelfde geldt voor de medewerkers van veel van onze onderwijsbesturen. Gelukkig is het mogelijk om op afstand contact met elkaar te houden.  We hebben de...

    Hoe werkt zo’n implementatie eigenlijk?

    Misschien overweegt jouw bestuur wel om over te stappen naar een andere administratief dienstverlener. We zien dat schoolbesturen soms al jarenlang met dezelfde dienstverlener werken. Vaak wordt er gewerkt met een traditionele werkwijze. De behoefte aan verandering en...
    Onderwijsbegroting

    Onderwijs begroting primair- en voortgezet onderwijs

    De onderwijsbegroting, kan dat ook slimmer? Bij veel onderwijsinstellingen functioneren de financiële en onderwijskundige onderdelen nog veel te los van elkaar. Het maken van de begroting wordt vaak volledig overgelaten aan de controller. Op basis van prognoses van...
    Parnterschap HR2day

    Qualiant ontvangt een certificaat van HR2day

    Administratiekantoor Qualiant is afgelopen maandag 1 juli officieel gecertificeerd als Implementatie & Service Partner van HR2day. Dit houdt in dat Qualiant diensten levert aan HR2day klanten en gebruikers volgens de vastgestelde methodiek van HR2day. Uit handen...
    In- en outsourcing van de personeels- en salarisadministratie

    Tijdens de verbouwing moest alles blijven lopen

    STAIJ, een Amsterdams schoolbestuur in het primair onderwijs, liet in 2017 een diepgewortelde wens in vervulling gaan: de salarisadministratie werd weer in huis gehaald. Tegelijkertijd stapte het bestuur over van het hr-systeem van AFAS naar HR2day. ‘We hadden er...
    Samenwerking administratiekantoor

    Schoolbesturen krijgen nieuwe rol door digitalisering

    Digitalisering zorgt voor een nieuwe rol en nieuwe verantwoordelijkheden van de schoolbestuurder. Hierdoor gaat de samenwerking met het administratiekantoor ingrijpend op de schop, zo signaleert organisatieadviseur Alma Reitsma. Reitsma is van huis uit controller en...