Een bestuursformatieplan dat werkt!

In het eerste kwartaal gaan onderwijsbesturen opnieuw aan de slag met de personeelsbezetting voor het aankomende schooljaar. Een belangrijk proces want een goed doordachte formatie geeft duidelijkheid. Duidelijkheid over de inzet van personeel en op welke manier de middelen worden ingezet. Toch is het elk jaar weer een uitdaging om alle informatie te verzamelen. 

De Qualiant besturen maken gebruik van Cogix voor het opstellen van de begroting. Wist je dat de begrotingstool van Cogix ook ondersteunt bij het maken van het bestuursformatieplan? 

In deze blog neem ik je mee in de succesfactoren van een goede formatieplanning. Hoe pak je dit aan en welke factoren zorgen ervoor dat het proces goed verloopt?

Maak een duidelijke planning
Leg voordat je begint de processtappen, de verantwoordelijke medewerkers en de bijbehorende tijdslijnen goed vast. Tijdens het proces spreek je elkaar aan op afwijkingen op de tijdslijn of bij onduidelijkheden. Geef elkaar duidelijkheid zonder te oordelen. Maak vooral ruimte voor de toelichting en ga met elkaar in gesprek over de mogelijkheden. Zoek naar oplossingen. Zoek de samenwerking met elkaar op en betrek de bestuurder, de controller en schooldirecteur er op het juiste moment bij.

Beschik je over de juiste informatie?
Maak gebruik van de informatie die je hebt over het verleden. Wie beschikt over een systeem met managementinformatie kijkt vaak gemakkelijk terug. Zo check je of eerdere plannen ook echt gewerkt hebben. Wees ook kritisch op doelen die niet bereikt zijn en op verwachtingen die niet zijn uitgekomen. Zo voorkom je dat je dezelfde doelen en verwachting opnieuw gebruikt bij het maken van het nieuwe plan.
Tip: UltimViewPlus is de ideale tool om deze vergelijking mee te maken!

Neem de begroting mee
In het najaar is veel effort gestoken in het opstellen van de begroting. Hierin ligt al veel vast op het gebied van de budgetten gebaseerd op de verwachte leerlingaantallen. Als je werkt met Cogix dan is ook de inzet van personeel hierin meegenomen. Maak gebruik van deze al bestaande informatie. Maak ook ruimte in je formatieplanningsproces voor een vroege evaluatie van de gemaakte keuzes tijdens het begrotingsproces. Het resultaat hiervan kan zijn dat je inzichten over de begroting hierdoor veranderen. Wist je dat je in Cogix veranderde inzichten kan opnemen door te werken met prognoses?

Onderbouw je formatieplan
Gebruik de juiste informatie om je plan mee te onderbouwen. Zorg dat je beschikt over alle informatie die invloed heeft op de leerlingaantallen op de scholen. Zoals de geboortecijfers in de wijk, geplande bouwprojecten en de instroom van leerlingen in het verleden. Ook de opbouw van je personeelsbestand is van belang. Wat is de leeftijd, hoe is het verloop en aan welke specialisaties is behoefte. Geef met deze informatie je plan de onderbouwing die het nodig heeft.

Het bestuursformatieplan in Cogix
De laatste succesfactor gaat over Cogix. Want wist je dat Cogix een module bevat die je kan helpen met het samenstellen van het bestuursformatieplan? Deze module kan je helemaal volgens de wensen van jouw bestuur inrichten. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen of je budgetten wilt inzetten voor de personeelsbezetting of juist niet. 

Meer weten? Neem contact met mij op, ik vertel je er graag meer over!