De onderwijsbegroting, kan dat ook slimmer?

Bij veel onderwijsinstellingen functioneren de financiële en onderwijskundige onderdelen nog veel te los van elkaar. Het maken van de begroting wordt vaak volledig overgelaten aan de controller. Op basis van prognoses van het aantal leerlingen, de verwachtingen van de bekostiging en de prijsontwikkeling van het personeel maakt de controller een voorspelling van de verwachte kosten. Daarentegen wordt het schoolplan juist door de leraren en de schoolleiding opgesteld. Wat ligt er meer voor de hand dan dat de begroting nauw aansluit bij de doelstellingen die in dat plan zijn verwoord?

In een goede begroting komen deze twee processen zeker bij elkaar. Jammer genoeg is dit toch voor veel scholen een probleem: de mooie toekomstplannen van de schooldirecteur worden niet doorvertaald naar een realistisch financieel plan. Een nauwere samenwerking tussen bestuurder, controller, directeur en school kan deze doorvertaling flink verbeteren. Samen beantwoord je de vraag: Wat wil je als school bereiken en hoeveel geld geef je daaraan uit?

Als je dit niet gezamenlijk doet dan is de financieel ingestoken begroting vooral een afremmer. Activiteiten of investeringen vanuit het schoolplan blijken niet begroot te zijn en kunnen niet of slechts gedeeltelijk plaatsvinden. Stel je voor dat een school meer digitale lesstof wil aanbieden, hoeveel moet er dan geïnvesteerd worden in ICT? En welke investeringen vergt dat over vijf jaar?

Hoeveel geld is er eigenlijk te besteden?

Om een goede begroting te maken zal elke schooldirecteur zich moeten gaan bezighouden met geldzaken en de financiering van beoogde projecten in de school. De volgende vragen komen dan vaak snel naar voren:
• Hoeveel geld is er eigenlijk beschikbaar voor de door mij gewenste bestedingen?
• Welke financiële argumenten heb ik nodig om van het bestuur akkoord te krijgen voor mijn plannen, zelfs als dat het reguliere budget te boven gaat?
• Welke speelruimte heb ik en waar heb ik invloed op?
Welke consequenties heeft het als ik jaarlijks geld over houd? Of te kort kom? Is het slim om mijn budget helemaal op te maken? Word ik gedwongen tot het denken in ‘potjes’?
• Als ik elk jaar geld overhoud kan ik dan over 3 of 4 jaar een grote investeringen doen?

Als de schooldirecteur zich met dit soort vragen bezig houdt zal de begroting een logisch vervolg worden op het schoolplan. Om samen met de schooldirecteur op dit niveau te kunnen gaan werken zal de controller hem of haar moeten helpen met het krijgen van meer inzicht in de cijfers van de school.

Hoeveel geld is er eigenlijk te besteden? Schoolbesturen werken vaak met globale berekeningen in Excel. Dat kan eigenlijk niet meer.
We zien dat het onderwijs professionaliseert. Er moet preciezer en transparanter worden gewerkt. Veel besturen werken echter nog steeds met globale berekeningen die gemaakt worden in Excel. De keuze hiervoor is logisch want spreadsheets bieden veel flexibiliteit en mogelijkheden voor het maken van analyses. Maar de nadelen van Excel komen vooral tijdens het begrotingsproces naar boven. Het gebruik vraagt veel tijd en is foutgevoelig en daar komt nog bij dat er niet met meerdere mensen tegelijkertijd in gewerkt kan worden. Uiteindelijk is dan nog maar weinig tijd over voor het analyseren en bespreken van de cijfers met de scholen. Jammer, want dit is nou juist het onderdeel waar de nadruk op zou moeten liggen.

 

Kan het ook sneller en nauwkeuriger?
Begroten is een belangrijk maar ook tijdrovend onderdeel van de jaarlijkse financiële cyclus. Kan dat ook sneller? En tegelijkertijd ook nauwkeuriger? Het aantal onderwerpen binnen het onderwijs dat de aandacht vraagt neemt sterk toe, hierdoor wordt het begrotingsproces steeds complexer. Door het aanschaffen van begrotingssoftware is een begroting maken minder tijdrovend en het levert nog meer voordelen op:

• Eenvoudig samenwerken en informatie uitwisselen over de begroting.
• Meer inzicht door uitgebreide analysemogelijkheden.
• Koppeling met het boekhoudsysteem en het salarissysteem waardoor dubbele invoer niet meer nodig is.
• Volledige integratie van realisatie en begroting.

Binnen de onderwijsmarkt is begrotingssoftware aanwezig voor het berekenen van de bekostiging en de personele kosten op basis van de CAO. Hierdoor zijn alleen nog maar gegevens over leerlingaantallen en personeel nodig om snel inzicht te krijgen. Er zijn zelfs mogelijkheden om een personeelsbegroting te maken op medewerker-niveau. Na het maken van de begroting blijft de tool beschikbaar voor het doorlopend anticiperen op de eindejaarsverwachting.

 

Elke begroting is zo goed als de monitoring die erop volgt.
Een begroting is niet alleen bedoeld om gevoel te hebben bij de richting die het bestuur opgaat en de financiële mogelijkheden en onmogelijkheden. De begroting en de realisatie zullen doorlopend moeten worden vergeleken en er moet actief worden bijgestuurd op ontwikkelingen. In een begrotingstool kun je het gehele jaar nauwgezet volgen of wat je doet ook past bij de gemaakte begroting. Soms blijkt dat de werkelijkheid er anders uit ziet dan het gemaakte plan en stuur je bij. Als het hele proces goed georganiseerd wordt, kan de focus gelegd worden op de essentie: het mogelijk maken van goed onderwijs.

 

Qualiant

Qualiant stelt de begrotingstool van Cogix beschikbaar aan haar klanten. Cogix staat voor gemakkelijk en toegankelijk begroten binnen het onderwijs. Qualiant is samenwerkingspartner van Cogix en hierdoor zijn wij dicht betrokken bij de ontwikkeling van Cogix.

Met deze begrotingstool maak je eenvoudig een goede integrale meerjarenbegroting en formatieplanning. Alle onderdelen van het begrotingsproces zijn binnen het systeem aanwezig: bekostiging, formatieplanning, meerjarenbegroting, financiële begroting, de investeringsbegroting, de materiele begroting en de personele begroting. Na goedkeuring zorgen wij ervoor dat de begrotingscijfers beschikbaar zijn in de financiële administratie.

Het begrotingsproces is eenvoudig doordat alle benodigde informatie uit de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie wordt opgehaald en gekoppeld. Dubbele invoer is dus niet nodig. Binnen Cogix zijn modellen aanwezig voor het berekenen van de bekostiging en de personele kosten op basis van de CAO. Hierdoor zijn alleen gegevens over leerlingaantallen en personeel nodig om snel inzicht te krijgen. Na het maken van de begroting blijft Cogix inzetbaar voor het doorlopend anticiperen op de eindejaarsverwachting.